media-masa.id - Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) telah melaksanakan pemusnahan arsip lama sebagai bagian dari upaya untuk mengurangi beban penyimpanan arsip fisik dan memperbaiki efisiensi dalam pengelolaan dokumen di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan sistem administrasi yang lebih rapi, terintegrasi, dan siap menyongsong era digitalisasi. 

Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip adalah hal yang diperlukan untuk memastikan hanya dokumen yang relevan dan penting yang tetap tersimpan. 

"Pemusnahan arsip ini penting untuk mengurangi penumpukan dokumen yang sudah tidak berguna. Arsip yang tidak lagi memiliki nilai administratif atau hukum sebaiknya dimusnahkan sesuai aturan yang berlaku," ujarnya. 

Pemusnahan ini difokuskan pada arsip fisik yang berasal dari tahun 2005 hingga 2011, di mana sistem digitalisasi arsip belum diterapkan. Banyak dari dokumen tersebut telah melewati usia sepuluh tahun dan tidak memiliki nilai penting untuk administrasi. 

Meski demikian, Rasman menegaskan bahwa data yang dianggap penting tetap dipertahankan dalam bentuk digital, yang lebih aman dan efisien dalam penyimpanan serta aksesnya. "Sekarang ini kita sudah menerapkan digitalisasi arsip, jadi dokumen yang diperlukan tetap bisa diakses secara elektronik meskipun fisiknya sudah dimusnahkan," katanya. 

Proses pemusnahan arsip dilakukan dengan hati-hati dan melalui prosedur yang ketat agar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Rasman menjelaskan bahwa tidak semua arsip dimusnahkan, hanya yang sudah melalui proses seleksi dan dipastikan tidak lagi relevan dengan kebutuhan administratif. "Pemusnahan arsip ini dilakukan dengan sangat selektif, sesuai dengan regulasi yang ada, agar tidak mengganggu kelancaran administrasi di OPD," tambahnya. 

Selain untuk mengurangi penumpukan arsip fisik, pemusnahan ini diharapkan dapat memberikan ruang lebih bagi penyimpanan dokumen-dokumen baru yang lebih relevan dan up-to-date. Dengan digitalisasi, Dispora Kaltim dapat mengelola data lebih efisien dan menghindari kehilangan dokumen penting. 

"Digitalisasi memudahkan kita untuk menyimpan data dengan lebih praktis, aman, dan mudah diakses, tanpa harus bergantung pada penyimpanan fisik," ungkap Rasman. Langkah pemusnahan arsip ini juga menjadi bagian dari transformasi menuju pengelolaan data yang lebih modern dan efisien. 

Dengan sistem yang lebih terorganisir dan terintegrasi, Dispora Kaltim berharap dapat mempercepat proses administrasi dan meningkatkan produktivitas kerja di lingkungan OPD. Rasman menyimpulkan, "Ini adalah bagian dari upaya kami untuk memastikan bahwa tata kelola administrasi di Dispora Kaltim semakin efisien, dengan memanfaatkan teknologi digital yang lebih canggih."